Автоматизация упрощает или усложняет?

Об автоматизации и электронном управлении проектами все говорят, но мало кто действительно внедрил. Считается, что это дорого и сложно, однако мало кто знает, что управление проектами онлайн бесплатно – это реальность (например, у Битрикс24). Не пробовали, не видели и не знают об автоматизации как крупные корпорации с историей, так и молодые компании. И те, и другие продолжают терять собственную прибыль из-за собственного невежества.

На пути к эффективности

Эффективность в бизнесе – это меньше потерь и больше прибыли. Это ответственные и дисциплинированные сотрудники. Это честные подрядчики и строгое выполнение сроков. Это анализ результатов и работа над ошибками. Это автоматические процессы там, где это может сделать машина, и идеальные условия для принятия решений там, где не обойтись без человеческого интеллекта. Абсолютно во всех этих вопросам помогают программные решения. Рассмотрим несколько примеров.

Автоматизация процессов и процедур

Производство предполагает цикл, состоящий из процессов, включающих процедуры. Руководители принимают стратегические решения, и тогда в процессы и процедуры вносятся правки. Весь же персонал выполняет операционную деятельность. Оптимизация всех существующих процедур – это, в частности, сокращение времени на каждый этап планирования, производства и продажи, а также обеспечение согласованности между проводимыми изменениями.

Сократить усилия невозможно без программных решений. Например, если меняются цены на товары, а компания использует 1С Битрикс управление сайтом, то при грамотно настроенной интеграции цены на сайте изменятся автоматически, бренд-менеджерам не придется выполнять процедуру внесения правок в каталог на сайте, а маркетологам не придется проверять актуальные цены на сайте.

Одно из направлений автоматизации – синхронизация данных. К задачам синхронизации относятся:

• Автоматическое внесение данных в базы.


• Интеграция между базами.


• Синхронизация изменений в базах.


• Синхронизация удаления элементов.


• Контроль дублей.

Эти, казалось бы, само собой разумеющиеся требования, не выполняются в большинстве компаний. Один и тот же товар в разных базах называется по-разному (человеческий фактор), что вызывает путаницу, один и тот же контрагент зафиксирован несколько раз, что вызывает искажение в отчетах.

Система управления проектами

Помимо операционной деятельности, в компаниях практикуют проектные работы. Сегодня проектный подход – естественное явление. Проект создается вокруг какого-либо задания, имеет срок, цель, участников, которыми часто выступают представители разных подразделений, временно объединенных в проект, а также при необходимости с внешними участниками – подрядчиками, которых временно пригласили на проект.

Программное решение для управления проектом предполагает создание проектов и проектных групп, постановку задач участникам и контроль сроков, общение между участниками и принятие решений в случае рисков, удобный интерфейс для отслеживания хода проекта и программа, отчетность в любом виде (диаграмма Ганта и пр.).